Gesellschaftseröffnung Italien

ALDI SÜD ist ein Global Player: Rund 90 Regionalgesellschaften betreuen mehr als 7.300 Filialen in elf Ländern – Tendenz steigend. In Italien ist jetzt eine neue hinzugekommen. Auch eine Herausforderung für die IT. 

Ohne die Regionalgesellschaft geht (fast) nichts: Sie verwaltet Einkauf, Filialentwicklung und Buchhaltung für 60 bis 120 Filialen sowie ein großes Lager, von dem aus die Filialen mit Waren und Aktionsartikeln beliefert werden. Jede Regionalgesellschaft sorgt dafür, dass der Betrieb in ihren reibungslos funktioniert. Gerät sie an die Grenzen der Lagerkapazität, wird eine neue Regionalgesellschaft eröffnet – wie kürzlich in Italien. Sebastian, Senior Project Associate in der internationalen IT von ALDI SÜD, erklärt, welche Rolle die IT bei der Eröffnung gespielt hat – und welche Herausforderungen sie meistern musste. 

Sebastian, gerade wurde die Regionalgesellschaft in Landriano eröffnet. Kannst du uns erzählen, was dafür alles vorbereitet werden musste? 

Sebastian: Natürlich, gern. Nach der Entscheidung vor Ort für eine neue Gesellschaft musste zunächst einmal ein geeigneter Standort ausgewählt werden. Der Standort Landriano südlich von Mailand ist ein Neubaugebiet, was bedeutet, dass zu Beginn das Grundstück gekauft, diverse Formalitäten mit der Stadt geregelt sowie ein Bauunternehmen beauftragt werden mussten. Danach informierte die nationale IT in Verona die internationale IT von ALDI SÜD in Mülheim an der Ruhr über das Eröffnungsdatum sowie die Anforderungen hinsichtlich der benötigten Applikationen. Ab dann begann unsere Arbeit. 

Was waren eure ersten Schritte? 

Sebastian: In der Anfangsphase hat sich mein Team „Country & Region Openings“ mit der nationalen IT von Italien, also dem Team Hardware & Networks sowie dem Team Software, kurzgeschlossen, um Hintergrundinformationen beziehungsweise Rahmenbedingungen zu erfahren und erste Fragen zu den Anforderungen zu klären. So ist es für uns immer von besonderer Bedeutung, wann die Internetverbindung in der neuen Gesellschaft benötigt wird, sowie zu welchem Zeitpunkt Finanz- und Einkaufsanwendungen zur Verfügung gestellt werden sollen. 

Was ist dafür ausschlaggebend? 

Sebastian: Häufig ergeben sich diese Meilensteine aus den Eckdaten des Geschäftsverlaufs, beispielsweise des ersten Wareneingangs oder -ausgangs in der neuen Regionalgesellschaft. Anschließend wurde in Mülheim an der Ruhr ein Kickoff-Termin mit allen beteiligten Kolleg:innen beziehungsweise Teams der internationalen IT organisiert, um die Verantwortlichkeiten und Arbeitspakete zu klären. 

Und wie ging es dann weiter? 

Sebastian: Das Team IT Buying kaufte die erforderlichen Lizenzen und die Hardware ein. Darunter fallen verschiedene Server sowie Netzwerkkomponenten. Diese wurden am Standort der nationalen IT in Verona von den Kolleg:innen vor Ort sowie internationalen Kolleg:innen per Fernzugriff aufgebaut und konfiguriert. Ebenfalls wurden notwendige Softwarepakete installiert, wie zum Beispiel Backup- und Archivierungslösungen. 

Und was geschah von IT-Seite in Landriano? 

Sebastian: Dort wurde währenddessen das Wide Area Network (WAN)  in der neuen Regionalgesellschaft eingerichtet. Hierbei muss es immer zwei Anschlüsse an das Gebäude geben, falls eine Leitung ausfällt. Sobald diese Themen abgeschlossen waren, wurde die Hardware, insbesondere die Server, am neuen Standort an das jetzt vorhandene WAN angeschlossen und weitere Applikationen, wie Einkaufsanwendungen und Verwaltungsanwendungen, von unserer internationalen IT per Fernzugriff installiert und konfiguriert. 

Kamen danach noch weitere Projektschritte, an denen die IT beteiligt war? 

Sebastian: Auch für uns als IT ist eine Gesellschaftseröffnung immer ein Mega-Event, auch wenn wir tatsächlich schon sehr lange vor der finalen Eröffnung mit unseren Arbeitspaketen fertig sind. Da solch ein Projekt sehr groß angelegt ist und unsere IT monatelang daran arbeitet, fiebern wir immer auf den erfolgreichen Abschluss der Eröffnung hin. Sobald das Gebäude stand und die IT eingerichtet war, konnten die ersten Mitarbeiter:innen am neuen Standort einziehen und ihre Arbeit vor Ort aufnehmen. Ab dann wurden erste Bestellungen getätigt und das Lager gefüllt. Anschließend wurden die 28 Filialen, welche die neue Regionalgesellschaft zur Eröffnung von der benachbarten Gesellschaft Oppeano übernommen hat, mit unseren Produkten beliefert. Bei dem Filialtransfer waren wieder Kolleg:innen aus der internationalen IT beteiligt. Neue Filialen konnten aufgrund des Ausbruchs der Corona-Pandemie zu diesem Zeitpunkt noch nicht eröffnet werden. 

Auch Zeitdruck und Corona waren keine Hindernisse 

Was waren die größten Herausforderungen? 

Sebastian: Jede Gesellschaft ist besonders und hat ihre Eigenarten und Herausforderungen. Häufig haben die Länder zusätzlich weitere Besonderheiten, wie beispielsweise andere Palettenmuster in Australien. Dabei sind die einzuhaltenden Deadlines relativ eng gesteckt. Auch die IT-Landschaft verändert sich ständig, so dass das Team sich immer wieder auf neue Themen einstellen muss. Die größte Herausforderung bei dieser Gesellschaftseröffnung war allerdings der extreme Ausbruch der Corona-Pandemie in Italien, der unseren Zeitplan ziemlich unter Druck brachte und viele neue, individuelle Lösungen notwendig machte. Hier wurde beispielsweise kurzfristig ein System eingeführt, das den Fernzugriff auf die Anwendungen vor Ort erleichtert. Alle verbleibenden Aufgaben, wie zum Beispiel der IT-seitige Filialumzug, mussten unter deutlich erhöhten Sicherheitsmaßnahmen und – wo es möglich war – per Fernzugriff durchgeführt werden. 

Nach Dolce Vita hört sich das nicht an ... 

Sebastian: Nein, wirklich nicht (lacht). Das macht aber auch meinen Job des Senior Project Associates richtig faszinierend, da selten die gleichen Aufgaben anfallen und ich immer wieder neue Situationen bewältigen muss. Die Internationalität des Teams sorgt ebenfalls dafür, dass es nie langweilig wird. Am Ende konnten wir dank der tatkräftigen Unterstützung der Kolleg:innen in der internationalen IT sowie der nationalen IT in Italien alle Aufgaben innerhalb des Zeitrahmens erledigen und damit für eine erfolgreiche Eröffnung sorgen. 

Vielen Dank, Sebastian, für diese spannenden Einblicke!