„In meinem Job treibe ich etwas voran, wovon ich persönlich indirekt profitiere“
Sabine ist IT Projektmanagerin bei ALDI SÜD und Teil des Teams Projekt Management Office. Im Interview berichtet sie über ihren Arbeitsalltag und verrät, wie sie in ihrem Job etwas vorantreibt, wovon sie indirekt als Endkundin persönlich profitiert.
Bevor du uns in deinen Arbeitsalltag entführst, stell dich doch kurz vor und berichte, seit wann du Teil der ALDI SÜD IT bist.
Sabine: Hi, ich bin Sabine und im März letzten Jahres als IT Projektmanagerin im Bereich „Buying Management Office“ bei ALDI SÜD gestartet. In diesem Bereich sind wir übergreifend für alle Abteilungen und Teams im Buying Pillar tätig - sozusagen ein Kompetenzzentrum in operativen Themen rund um Projekte und Dienstleistungen. Unser Ziel der Abteilung ist es, Projektmethodiken, -prozesse und -werkzeuge zu professionalisieren. Dabei sind wir in vier Teams aufgeteilt:
- Das Projekt Management Office (PMO), welches aktiv im Projektgeschäft eingebunden ist. Hier bin ich tätig.
- Das Cross Service Office (CSO), mit Expert:innen rund um die IT-Service-Management Rahmenwerke. Das Team unterstützt und standardisiert alle Prozesse des IT Service Managements.
- Das Core Management Office (CMO), welches die Schwerpunkte Risk Management, Contract & Vendor Management und Finance & Resource Management inne hat.
- Das Team Strategy & Agile Operations, welches sich um die Themen internes Marketing & proaktive Kommunikationskonzepte kümmert
Als Teil des PMO werde ich auf verschiedenste Projekte innerhalb des Bereiches Buying gesetzt und unterstütze diese bei der Umsetzung.
Wie sieht dein typischer Arbeitsalltag als IT Projektmanagerin aus – sofern es diesen überhaupt gibt?
Sabine: Im Rahmen des Projektgeschäftes ist ein typischer Arbeitsalltag schwer zu definieren. Natürlich wiederholen sich die Projektphasen, aber die inhaltliche Ausgestaltung kann schon stark variieren. Es gibt Aufgaben, die sich wiederholen, die Tage hingegen unterscheiden sich sehr stark und sind kunterbunt.
Aktuell bereite ich beispielsweise mit meinem PMO Team sogenannte „Steering Commitees“ vor. In diesen Meetings treffen wir uns in regelmäßigen Abständen mit dem Leadership und oberem Management und informieren über den Projektfortschritt bzw. holen Entscheidungen ein, wenn notwendig. Dabei ist die Vor- und Nachbereitung solcher Meetings natürlich sehr entscheidend. Gleichzeitig stehen aber auch noch viele weitere Themen bei uns auf der Agenda, wie beispielsweise das Project Cost-Controlling, die Abstimmung mit dem Bereich „Communication & Change“ das Tracking des Projektfortschritts, die Ressourcenplanung und vieles mehr.
Was macht für dich die Rolle als IT Projektmanagerin aus?
Sabine:Es ist auf jeden Fall die Abwechslung. Ich habe mein Portfolio an Methoden, Guidelines oder Templates, die mir helfen, Projekte zu strukturieren und an alles zu denken. Aber je nach Projektphase ist es total unterschiedlich, was ich aus diesem Portfolio nutze. Daher wird es nie langweilig.Durch neue Stakeholder und neue Herausforderungen lerne ich immer wieder dazu und kann durch den Austausch mit anderen Projektmanager:innen von gemachten Erfahrungen profitieren.
Was möchtest du bei ALDI SÜD bewegen? Was treibt dich an, wofür stehst du morgens auf?
Sabine: Das übergreifende Ziel ist es natürlich, ALDI SÜD noch besser zu machen. Als Projektmanagerin im Buying Management Office weiß ich, dass die Endkund:innen nicht immer sofort mitbekommen, woran ich konkret arbeite. Aber wir verbessern zum Beispiel mit neuen Systemen den Arbeitsalltag für unsere Kolleg:innen aus dem Einkauf, die dann wiederum den Endkund:innen dienen – so schließt sich der Kreis dann doch. In meinem vorherigen Projekt haben wir zum Beispiel ein neues System für Einkäufer:innen ausgerollt, mit dem verschiedene Aufgabenschritte systemseitig eingebunden sind und somit automatisiert erfolgen. Während des Rollouts, wo ich unter anderem in den USA, Großbritannien und Irland live vor Ort sein konnte, haben wir das Feedback bekommen, dass wir mit dem neuen System stark den Arbeitsalltag erleichtern. Sowas ist natürlich schön zu hören.
Das Schöne ist, dass ich als Privatperson, immer mit dem Endprodukt in Berührung komme und mich damit identifizieren kann, da ich auch bei ALDI SÜD einkaufe. In meinem Job treibe ich also etwas voran, was mich indirekt als Endkund:in in der Aldi SÜD Filiale erreicht.
Mit welchem Projekt beschäftigst du dich gerade konkret?
Sabine: Mein aktuelles Projekt ist ein großes Transformationsprojekt mit globalem Fokus. Wir entwickeln bestehende Systeme im Einkaufsprozess weiter und arbeiten in einer hybriden Arbeitsweise. Das heißt, wir verbinden klassische Wasserfall- mit agilen Methodiken. In der aktuellen Umsetzungsphase sind wir agil unterwegs. Das bedeutet, dass wir im Projekt mit agilen Teams arbeiten, die in 3-Wochen Sprints an definierten Themen arbeiten, diese verbessern und die Key-Stakeholder über die Entwicklungen informieren. Die Themen, die in den Sprints bearbeitet werden, werden gemeinsam in den Teams in Planning Sessions festgelegt. Nach den drei Wochen werden die Ergebnisse in sogenannten Review-Meetings präsentiert. Dabei ist man viel transparenter hinsichtlich der Entwicklungen und bekommt viel schneller Feedback, ob die Entwicklungen auch in die gewünschte Richtung gehen.
Was macht für dich die ALDI SÜD IT als Arbeitgeber einzigartig? Beschreibe es doch gerne in fünf Wörtern.
Sabine:Wille zur Veränderung, herausfordernd, globales Setup/Internationalität (nicht nur in Teams, sondern auch in den Projekten), gute Arbeitsatmosphäre.
Vor welchen Herausforderungen stehst du auch schonmal in deinem Arbeitsalltag und wie meisterst du diese oder gemeinsam mit deinem Team?
Sabine:Im Projektgeschäft ist die Zeit immer ein entscheidender, aber auch herausfordernder Faktor. Es gibt häufig kurzfristige Anfragen. Das löst man durch ein gutes Team, indem man Aufgaben verteilt, priorisiert und transparent kommuniziert, dass andere Themen dann auch mal mit Verzögerung bearbeitet werden.
Des Weiteren ist die Kommunikation im globalen Kontext eine Herausforderung, da wir alle Länder zur gleichen Zeit auf dem gleichen Wissensstand halten müssen. Das ist durch verschiedene Zeitzonen nicht immer einfach. Doch wir müssen einen Weg finden, um alle im Loop zu halten. Falls das nicht gelingt, hat das negative Auswirkungen auf das Projekt. Meistens hilft es, ein Kommunikationsteam und einen -plan mit aufzubauen, „Lessons Learned“ zu teilen und so von Erfahrungen anderer Kolleg:innen zu profitieren. Häufig ist es aber auch so, dass man einfach anfängt, sich Feedback einholt und dann Verbesserungen umsetzt.
Was sollten Bewerber:innen mitbringen, die auch in der ALDI SÜD IT als IT Projektmanager:in durchstarten wollen? Und für welche Kandidat:innen ist die ALDI SÜD IT womöglich nicht die richtige Adresse?
Sabine:Man sollte Lust haben, sich in einem stark wandelnden Unternehmen zu beteiligen. Denn es sind herausfordernde Zeiten mit vielen Projekten in kurzer Zeit. Was uns aber alle eint ist der Drive und unsere Mentalität: Wir alle haben Bock drauf.
Nicht die richtige Adresse ist ALDI SÜD für jemanden mit wenig Geduld. Das ein oder andere dauert bei uns einfach etwas länger, denn es gibt Entscheidungsstufen. Was nicht heißt, dass sich bei uns nichts bewegt, ganz im Gegenteil: Es tut sich sehr viel, manchmal geht es nur eben nicht so schnell wie in einem Start-Up.
Was verbindest du mit “Reprogram retail”?
Sabine: Mit „Reprogram“ verbinde ich die Chance, etwas zu verändern. Ich mache nicht nur mein daily Business, sondern habe mit meiner Arbeit einen echten Impact. Mit „retail“ verbinde ich, wie ich mit meiner Arbeit Einfluss darauf nehmen kann, dass wir uns als Einzelhandelsunternehmen verbessern – auch im Vergleich mit Mitbewerbern. Hier bei ALDI SÜD ziehen wir alle an einem Strang und sind stolz darauf, daran mitzuarbeiten, den Einzelhandel der Zukunft zu gestalten und die Auswirkungen auf den Endkund:innen immer weiter zu verbessern.
Vielen Dank für das Gespräch, Sabine!
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