So erleichtert die SaaS-Applikation „Global Facilities Management“ die Arbeit in unseren Filialen
Mit der Software-as-a-Service-Applikation „Global Facilities Management (GFM)“ haben wir in der ALDI SÜD IT eine Lösung geschaffen, die die Arbeit für die Mitarbeiter:innen in den Filialen erleichtert: Mit GFM können mehr als 1,6 Millionen Wartungsanfragen pro Jahr digital bearbeitet, die Wartungsaufgaben für rund eine Million technische Anlagen geplant und kostspielige Geräteausfälle reduziert werden.
Als Erfinder des Discount-Prinzips stehen wir dafür, stets gute Qualität zum besten Preis zu bieten. Das gelingt uns unter anderem durch die digitale Transformation – sowohl online als auch in unseren rund 7.300 Filialen. In der ALDI SÜD IT entwickeln wir dazu effiziente IT-Lösungen, die Kund:innen ein nahtloses Einkaufserlebnis bieten und Mitarbeiter:innen den Arbeitsalltag erleichtern.
Das Projekt „Global Facilities Management“ ist ein Beispiel dafür. GFM wurde in einem internationalen Team von 50 IT- und Business-Expert:innen gestaltet und nach nur einem Jahr Entwicklung und Tests im Mai 2022 in Deutschland in der ersten Pilot-Regionalgesellschaft ausgerollt. Inzwischen wurde die Software in allen deutschen Filialen von ALDI SÜD bereitgestellt. Dies ist der erste bedeutende Meilenstein auf dem Weg zum weltweiten Rollout, der bis 2026 abgeschlossen sein wird. GFM ist eine Software-as-a-Service-Applikation, die nach dem kompletten Roll-out von fast 50.000 Mitarbeiter:innen sowohl auf mobilen als auch auf Desktop-Geräten genutzt werden kann. Die Instandhaltung der Filialen erfolgt schneller und effizienter denn je – weg von fragmentieren Prozessen hin zu vollständig integrierten Systemen.
Instandhaltung der Filialen – immer zur rechten Zeit, immer am richtigen Ort
Die Digitalisierung von manuellen Abläufen und Geschäftsprozessen durch GFM reduziert den Aufwand in den Filialen und Regionalgesellschaften. Sie erhöht die Transparenz entlang der gesamten Prozesskette und stärkt die Entscheidungsfindung, z. B. bei der Auswahl geeigneter technischer Anlagen oder Dienstleister. Denn GFM integriert Daten nahtlos in Ende-zu-Ende-Prozesse und ermöglicht das Erkennen von Mustern und Auffälligkeiten. Darüber hinaus ist GFM in zentrale ERP-Systeme integriert und nutzt damit sowohl zentral verwaltete Gebäude- und Lieferantenstammdaten als auch Rechnungsbearbeitungsprozesse.
Defekte, seien sie an der Beleuchtung, den Schiebetüren oder der Kühlung, können schneller gemeldet und behoben werden. Turnusmäßige Wartungen, wie beispielsweise von Feuerlöschern, lassen sich proaktiv planen. Die Inventur technischer Anlagen wird durch GFM wesentlich vereinfacht. Kurz gesagt: GFM erhöht die Sicherheit, reduziert Störungen und minimiert Ausfallzeiten. Das schätzen unsere Mitarbeiter:innen und Kund:innen gleichermaßen.
Von der Filiale über das Logistikzentrum zum Büro
Um ein Projekt dieser Größenordnung und in dieser Geschwindigkeit einführen zu können, bedarf es umfangreicher Vorbereitungsmaßnahmen. Dazu gehört nicht nur das Anbringen von QR-Codes an den technischen Anlagen oder die Erstellung von Wartungsplänen, sondern auch die Schulung externen Dienstleister und unserer Mitarbeiter:innen – inkl. neuer Rollen und Verantwortlichkeiten im Bereich Facility Management.
Unsere GFM-Lösung fokussiert sich aktuell auf die Filialnutzung. Durch die Verwendung von Standard-Software und ein global abgestimmtes Template stellen wir sicher, dass die Software nahtlos mit anderen Anwendungen im Bereich Real Estate und Finance harmoniert, auf die Filialbedürfnisse zugeschnitten ist und die manuelle Doppelpflege von Systemen verhindert. Die Integration von IoT-Daten wird in Zukunft die digitale Meldekette weiter stärken und proaktive Wartungsmaßnahmen ermöglichen, um die Instandhaltung unserer Filialen noch effizienter zu gestalten und die Kosten weiter zu senken.
Doch unsere Vision reicht über die Filialen hinaus: GFM soll zukünftig auch in Logistikzentren und Büros eingesetzt werden, um den umfangreichen Immobilienbestand von ALDI SÜD effizient zu verwalten und sämtliche Prozesse nahtlos zu gestalten. GFM komplettiert – gemeinsam mit den globalen Anwendungen für die Projektplanung und das kaufmännische Immobilienmanagement – das globale IT-Template im Bereich Real Estate und trägt damit zu unserer digitalen Transformation bei.
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