Abschied von dezentralen Prozessinformationen – Signavio macht’s möglich

Je mehr Prozesse ein Unternehmen nutzt, desto wichtiger ist es, sie transparent zu dokumentieren. Signavio ermöglicht einen nachvollziehbaren Überblick über die digitale Prozesslandschaft.

Im Bereich Architecture & Integration treiben verschiedene Teams den Wandel der Prozesse auf allen Ebenen von ALDI SÜD voran – von den Business-Bereichen über die Daten in der Unternehmensgruppe bis hin zu Applikationen, Integrationen und Technologien. Die Unternehmensarchitekten“ sind verantwortlich für die Konsistenz auf und zwischen diesen Ebenen. Eine wichtige Aufgabe, bei der sie von den beiden Tools Signavio und LeanIX unterstützt werden.

Ein Tool für alle Prozesse

Je mehr Prozesse unsere Unternehmensgruppe nutzt, desto wichtiger ist es, sie transparent zu dokumentieren. Mit Signavio – einem Software-as-a-Service-Tool – erfassen und managen wir alle Prozesse in einer Plattform. Das Besondere daran: Alle Mitarbeiter im ALDI SÜD Netzwerk sollen schrittweise befähigt werden, das Tool zu nutzen, um ihnen einen leicht nachvollziehbaren Überblick über die Prozesslandschaft der Unternehmensgruppe und einen tieferen Einblick in die Prozesse in ihrem Verantwortungsbereich zu ermöglichen. Dadurch können z.B. Onboardings neuer Mitarbeiter unterstützt werden. Die Prozesse sind in Form einer graphischen Dokumentation hinterlegt und mit kontextspezifischen Informationen angereichert.

Da wir mit dem Tool in der Lage sind, die hinterlegten Informationen in unterschiedlichen Formen zu exportieren, werden manuell gepflegte Prozessdokumentationen in Zukunft überflüssig. Per Datenbankabfragen können zudem Prozessinformationen mit Informationen anderer Tools verknüpft und für automatisierte toolübergreifende Reportings/Dokumentationen verwendet werden.

Im Zuge des digitalen Wandels wurde ein Großteil der Prozesslandschaft von ALDI SÜD neu aufgesetzt und die betroffenen Prozesse von Grund auf neu designt. Dabei waren und sind zukünftig viele Abstimmungen notwendig. Signavio unterstützt die Abstimmungen verschiedener Experten – dafür sorgen eine Kommentar- und Teilen-Funktion oder die zentrale Freigabe für alle Nutzer.

Mit Signavio verabschieden wir uns von dezentralen Informationen, die teilweise nicht auf dem gleichen Stand sind. Und wir sparen uns die Arbeit in zusätzlichen Programmen wie PowerPoint, Visio oder Excel. Zusätzlich nutzen wir Signavio, um die Prozesslandschaft effizient in die IT-Landschaft zu integrieren. Für die Verknüpfung nutzt die ALDI SÜD IT die Systemschnittstelle von Signavio zu LeanIX. Notwendige Informationen von Applikationen gelangen darüber direkt zu Signavio und werden mit den einzelnen Prozessen verknüpft. Auf einen Blick ist so erkennbar, welche Applikation für die Ausführung jedes einzelnen Prozessschritts erforderlich ist.

Was bringt der Einsatz von Signavio uns und den Kunden?

Effiziente Prozesse innerhalb der Unternehmensgruppe sind für die Kunden auf den ersten Blick nicht sichtbar – am Ende des Tages profitieren sie aber dennoch davon. Mit der neuen Prozesslandschaft können wir die gleiche ALDI SÜD Effizienz bieten und diese sogar noch erhöhen. Erweist sich ein Prozess als veraltet, ineffizient oder kann er durch technologische Fortschritte verbessert werden, sind wir in der Lage, darauf noch schneller zu reagieren und den Kunden immer das beste Einkaufserlebnis bieten.

Welche Rolle spielt Signavio bei der Digitalisierung bei ALDI SÜD? „Den Schritt nach vorne zu wagen und dabei Unterstützung in overarching Tools wie Signavio und LeanIX zu suchen, ist wichtig für unsere Zukunft“, betont Jennifer, die als Enterprise Architect täglich mit den Tools arbeitet. Signavio ermöglicht es ihr und ihren Kollegen, heute und künftig Prozesse zu dokumentieren, Veränderungen gezielt zu steuern und dabei alle Stakeholder kollaborativ einzubinden.

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